ZARZĄDZANIE – „CZYM JEST ORGANIZACJA?”
ORGANIZACJA
W znaczeniu przedmiotowym lub inaczej rzeczowym organizacja pewien obiekt, który można odróżnić od innych ze względu na jego cechy charakterystyczne.
W znaczeniu atrybutowym organizacja jest cechą przedmiotów złożonych, nazywaną zorganizowaniem. Oznacza to, że cecha ta może przysługiwać różnym obiektom w różnym stopniu.
W znaczeniu czynnościowym organizacja to tyle, co tworzenie organizacji, zwane inaczej organizowaniem.
H. Simon- "teoria równowagi organizacyjnej" - warunkiem trwania organizacji, czyli jej zdolności do pełnienia jakiejkolwiek misji, jest zdolność zachęcania członków do dalszego uczestnictwa.
Skoro istotą organizacji jest „przyczynianie się” lub „współprzyczynianie” części do powodzenia całości i całości do powodzenia części, to organizacja musi charakteryzować się pewnym poziomem spójności i wzajemnego dostosowania części. Innymi słowy organizacja jest systemem.
Organizacja jest ustrukturalizowanym, czyli uporządkowanym w pewien sposób, systemem społeczno-technicznym.
PODSTAWOWE PODSYSTEMY ORGANIZACJI:
· podsystem celów i wartości, określający misję jaką organizacja spełnia na zewnątrz
· podsystem psychospołeczny – zawiera uczestników organizacji, ich motywacje, postawy, wartości, kulturę
· podsystem struktury - formalne zasady podziału zadań, uprawnień, informacji oraz władzy i odpowiedzialności
· podsystem techniczny – stosowane w organizacji technologie, umiejętności techniczne, maszyny, urządzenia, budynki i ich wyposażenie
· podsystem zarządzania – mechanizmy koordynacji i uzgodnienia pozostałych podsystemów w procesach podejmowania decyzji.
Organizacja pojmowana jako system społeczno-techniczny jest systemem otwartym, to znaczy takim, który prowadzi wymianę energii (zasileń materialnych) i informacji z otoczeniem.
Wymiana ta polega przede wszystkim na tym, że wytwarzane przez organizacje produkty (dobra, usługi lub wartości nawet tak wysublimowane, jak zaspokojenie potrzeb religijnych czy estetycznych) przyjmowane są przez otoczenie (odpłatnie lub nieodpłatnie).
W zamian za to otoczenie zaopatruje organizacje w materialne i niematerialne czynniki umożliwiające jej kontynuowanie względnie rozszerzenie działalności lub też stawia do dyspozycji organizacji środki finansowe umożliwiające nabycie tych czynników.
W wymianie pomiędzy organizacją a jej otoczeniem zdrową zasadą jest równowaga, czyli ekwiwalentność tej wymiany : organizacja musi zaspokajać potrzeby otoczenia, a otoczenie potrzeby organizacji.
Zasada ta implikuje elastyczność i zmienność systemów organizacyjnych, które muszą się dostosowywać do zmiennych potrzeb i wymagań otoczenia oraz warunków działania, jakie ono stwarza.
Proces zmiany równowagi ,ukształtowanej pomiędzy organizacją a jej otoczeniem przebiega w następujący sposób :
ü określony kształt organizacji (czyli realizowane przez nią cele, struktury, technologia, ludzie i sposób zarządzania), może być uznany za zadowalający; jeżeli pozwala na ekwiwalentną wymianę z otoczeniem (umożliwiającą odtwarzanie potencjału z okresu na okres i rozwój);
ü w miarę upływu czasu i pod wpływem zmian zachodzących w otoczeniu i w samej organizacji punkt równowagi przesuwa się; utrzymanie zasilenia na tym samym poziomie wymaga wytwarzania innych lub przynajmniej ulepszonych produktów i (lub) obniżenia finansowych kosztów działania organizacji;
ü organizacja musi się więc przekształcić, czyli - innymi słowy - zmienić cele działania, struktury, technologię, ludzi oraz sposób zarządzania. Jeżeli tego nie uczyni dostatecznie szybko, wymiana z otoczeniem będzie dla organizacji coraz mniej korzystna, aż w pewnym momencie materialne podstawy jej istnienia zostaną zburzone.
Rozwój systemu, czyli wzrost jego potencjału w zmieniającym się otoczeniu, dodatkowo wzmaga tak rozumianą potrzebę adaptacji. Chcąc rozwijać się szybko organizacja musi antycypować zmiany w otoczeniu i dostosowywać się do jego nowych potrzeb i wymogów szybciej niż inne organizacje o podobnym profilu konkurujące o ograniczone zasoby materialne występujące w otoczeniu.
Eksploatacja otoczenia przez organizację utrzymuje się tak długo, jak długo jest ona w stanie utrzymać swoją dominację nad nim opisanymi powyżej środkami (monopol, przymus, manipulacja informacjami). Względnie tak długo, jak długo nie wyczerpią się występujące w otoczeniu wolne zasoby (które mogą stać się "łupem" pasożyta). Względnie, dopóki w wyniku działalności pasożytniczej nie nastąpi dezintegracja i rozkład otoczenia, który pociągnie za sobą zniszczenie pasożytującej na nim organizacji.
OTOCZENIE ORGANIZACJI
Otoczenie organizacji to to, co znajduje się na zewnątrz niej, poza jej granicami i oddziałuje na nią.
Trzeba mieć świadomość pewnej umowności wyraźnego rozgraniczenia między organizacją a jej otoczeniem. Po pierwsze – otoczenie przenika organizację na wiele sposobów. Po drugie – współpraca organizacji z innymi często prowadzi do ich wzajemnego przenikania się.
Typologia otoczenia organizacji obejmuje: sieć współpracujących ze sobą organizacji, otoczenie ogólne oraz otoczenie międzynarodowe i globalne.
Każda organizacja jest elementem wielu sieci powiązanych ze sobą, współpracujących i konkurujących organizacji.
W skład takich sieci wchodzą między innymi:
v agencje rządowe, które nadzorują działalność organizacji (Min. Edukacji Narodowej)
v klienci
v partnerzy, czyli organizacje, z którymi realizuje się różnego rodzaju wspólne przedsięwzięcia
v konkurenci, czyli organizacje oferujące te same produkty na tych samych rynkach, niekiedy będący zarazem partnerami
v grupy nacisku to typowe dla społeczeństwa obywatelskiego zorganizowane grupy, które dążą do przeforsowania ważnych dla siebie rozwiązań
v dostawcy to organizacje, które sprzedają organizacji dobra i usługi potrzebne dla jej dalszego funkcjonowania i rozwoju
v związki zawodowe profesjonalne grupujące pracowników i często wymagające od swoich członków przestrzegania norm profesjonalnego zachowania, etyki zawodowej.
Otoczenie ogólne określa ogólne warunki funkcjonowania organizacji stwarzając jej bariery, zagrożenia i szanse.
Hatch wyróżnia w ramach otoczenia ogólnego następujące sektory:
1) sektor prawny, z którego pochodzą normy prawne regulujące funkcjonowanie organizacji,
2) sektor środowiska fizycznego, obejmujący zarówno środowisko naturalne w którym organizacja działa, jak i urbanistykę, architekturę, system transportowy,
3) sektor środowiska ekonomicznego to rynki, w których organizacja uczestniczy: wytwarzanych i nabywanych dóbr i usług, pracy i kapitału,
4) sektor środowiska technologicznego, z którego pochodzą wiedza i informacja na temat technologii stosowanej w wytwarzaniu produktu oferowanego przez organizację
5) sektor środowiska społecznego obejmuje strukturę społeczną (zawodową, wiekową, dochodową, przestrzenną) oraz jej zmiany,
6) sektor środowiska politycznego jest źródłem zmian legislacyjnych i zmian polityki rządu istotnych z punktu widzenia funkcjonowania i rozwoju organizacji,
7) sektor środowiska kulturowego, w którym zanurzona jest organizacja, jest źródłem obowiązujących w niej norm i wartości oraz rytuałów i symboli.
Otoczenie międzynarodowe i globalne obejmuje te elementy środowiska organizacji, które występują w skali międzynarodowej i globalnej.
Chodzi tu przede wszystkim o całą globalną infrastrukturę informacyjną, komunikacyjną i finansową, która umożliwia swobodny ruch dóbr, usług, wartości, informacji, wiedzy, ludzi i kapitału a tym, samym przenosi konkurencję na płaszczyznę międzynarodową i globalną. Po drugie, międzynarodowe i globalne otoczenie organizacji obejmuje coraz bardziej zunifikowane (w skali międzynarodowej i globalnej) gusty, upodobania i potrzeby z jednej strony, a produkty i technologie z drugiej. Po trzecie wreszcie, otoczenie międzynarodowe i globalne obejmuje międzynarodowe porozumienia i sojusze. Mogą być one zawierane zarówno między państwami, jak i między przedsiębiorstwami.
CYKL ŻYCIA ORGANIZACJI
Gościński, posługując się zmodyfikowaną ,przez siebie koncepcją Quinna i Camerona, przedstawił model cyklu życia organizacji obejmującego następujące fazy:
- fazę przedsiębiorczości, gdy podstawowym celem jest przekroczenie progu przetrwania poprzez szybki wzrost i pozyskiwanie nowych zasobów; organizacja w fazie przedsiębiorczości zorientowana jest na zewnątrz, na rynek; na klientów, na występujące w otoczeniu wolne zasoby, które można pozyskać; cechuje ją elastyczność działania, innowacyjność i kreatywność uczestników;
- fazę zespołowości, gdy następuje stopniowa reorientacja organizacji do wewnątrz;, a podstawowym celem jest doskonalenie umiejętności pracy w zespole i współdziałania uczestników; w tej fazie organizacja charakteryzuje się wysokim morale uczestników; którzy silnie utożsamiają się z nią i wspólnie realizują misję i cele strategiczne;
-fazę formalizacji, gdy zaczyna dominować orientacja wewnętrzna i podstawowymi celami stają się stabilność i przewidywalność oraz sterowność i wydajność; pojawiają się wyspecjalizowane i sformalizowane struktury realizujące precyzyjnie określone zadania;
- fazę odnowy, gdy organizacja przełamuje inercję i rutynę nabytą w fazie formalizacji i, ponownie otwiera się na zewnątrz; podstawowym celem staje się przyspieszenie rozwoju poprzez zwiększenie zakresu ekspansji i dywersyfikację działalności; następuje decentralizacja oraz rozluźnienie i spłaszczenie struktur organizacyjnych.
1
...