ZARZĄDZANIE – „INFORMACJE I WIEDZA”
Informacja to wszelka treść (komunikat) docierająca do nas ze świata zewnętrznego. Jest to więc swoiste odwzorowanie rzeczywistości zawarte w naszej świadomości.
W procesie zarządzania informacje ulegają przekształceniu w swoisty zasób: wiedzę.
Wiedza to zorganizowany zasób informacji, które zapamiętujemy, zapisujemy i magazynujemy w celu wykorzystania dla realizacji naszych celów osobistych, lub w odniesieniu do organizacji - misji i celów organizacyjnych.
Kategoria wiedzy obejmuje więc między innymi:
· patenty, posiadane i opanowane technologie;
· prace badawcze i rozwojowe w toku;
· informacje o ludziach zarówno wewnątrz organizacji, jak i w jej otoczeniu;
· rozpoznanie i analizę otoczenia społecznego, ekonomicznego, prawnego, politycznego itp. oraz prognozy dotyczące przyszłości;
· sekrety handlowe;
· know-how, którym dysponują pracownicy firmy, dostawcy, dystrybutorzy i inni partnerzy;
· kulturę przetwarzania informacji, reagowania na nowości, formułowanie pytań i poszukiwania odpowiedzi.
W strukturze zasobów wiedzy można wyróżnić co najmniej cztery "piętra".
I. Na pierwszym znajdują się informacje użyteczne dla danego podmiotu i dotyczące faktów, stanów rzeczy, zdarzeń, wypowiedzi i zarejestrowane opinie. Jest to więc poziom "danych wyjściowych".
II. Na drugim piętrze znajdują się informacje, uogólnienia i przemyślenia, pozwalające na ocenę i interpretację faktów. Ty także formułowane są prognozy dotyczące przyszłości.
III. Na trzecim kolejnym "piętrze" struktury wiedzy znajdują się wzorce działania i zachowania, czyli innymi słowy zapisy dotyczące sposobów zachowania się w różnych sytuacjach i reagowania na różne zdarzenia oraz następstw tych reakcji.
IV. Na czwartym poziomie zasobu wiedzy znajdują się elementy porządkujące, czyli takie, które pozwalają łączyć ze sobą elementy zasobu wiedzy i dokonywać świadomych wyborów określonego działania.
Wysoką sprawność w posługiwaniu się wiedzą można określić mianem mądrości. Polega ona po pierwsze, na posiadaniu dużego zasobu wiedzy o pełnej rozbudowanej strukturze hierarchicznej, po drugie na zdolności stałego uzupełniania, wzbogacania i aktualizacji tego zasobu, po trzecie wreszcie i najważniejsze, na odkrywczym, oryginalnym łączeniu i wiązaniu ze sobą różnych elementów wiedzy i wyciąganiu wniosków z tych skojarzeń.
Wiedza jest najważniejszym zasobem niematerialnym organizacji o bardzo szczególnych cechach:
o Wiedza jest zasobem pierwotnym; co oznacza, że można go przekształcić w dowolny inny zasób: zarówno materialny jak i niematerialny. Wiedzieć - oznacza móc.
o Wiedza to zasób poddany bezwzględnemu imperatywowi stałego stosowania, pomnażania i aktualizacji.
o Wiedza to zasób którego wycena finansowa jest trudna i niejednoznaczna.
o Osobliwością wiedzy jako zasobu jest to, że nie ma granic intensywności i zasięgu jej zastosowania: wiedzę można stosować w każdej dziedzinie i w dowolnym zakresie.
o Wiedza jest zasobem nie tylko niewyczerpanym (nie ubywa jej w miarę stosowania), ale przeciwnie - pomnażanym w zastosowaniu.
o Granice racjonalnego zastosowania wiedzy pozostają w dużej mierze nieokreślone.
o Szczególną cechą wiedzy jest jej nieokreśloność, a zarazem uniwersalność zastosowań. Wiedzę można bowiem stosować we wszelkich procesach realizowanych w organizacji.
o Duże problemy nastręcza określenie prawa własności zasobów wiedzy. Tylko część z nich podlega ochronie prawnej (np. patentowej czy prawa autorskiego). Coraz większa i ważniejsza część wiedzy staje się "dobrem wolnym", dostępnym w sieciach informacyjnych lub zakodowanym w umysłach pracowników.
Przewaga konkurencyjna oparta na wiedzy wynika z unikalności zasobu wiedzy, którym dana organizacja dysponuje oraz na szczególnych umiejętnościach posługiwania się tym zasobem. Wyjątkowość może polegać na:
- dostępie do nieosiągalnych dla innych informacji,
- wyjątkowej sprawności analitycznej, czyli umiejętności kojarzenia i analizowania danych w oryginalny, niespotykany sposób i wyciągania wniosków na temat przyszłości,
- dysponowaniu szczególnym potencjałem badawczo-rozwojowym w jakiejś dziedzinie,
- szczególnej umiejętności prowadzenia negocjacji i zawierania sojuszy,
- zdolności odczytywania "słabych sygnałów" dotyczących utajonego popytu, czyli nie w pełni jeszcze uświadomionych potrzeb nabywców i proponowania nieznanych przedtem produktów,
- zdolności proponowania nowatorskiego marketingu, zaskakującego nabywców,
- szczególnej zdolności transformacyjnej organizacji, która polega chociażby na szybkim przekształcaniu struktur, strategii, składu osobowego.
Posiadanie takiego unikalnego zasobu wiedzy daje niewielką przewagę, przeważnie krótkotrwałą. Szybko ulega ona zniwelowaniu przez procesy uczenia się i naśladownictwa zachodzące w konkurencyjnych organizacjach.
Tworzenie nowej wiedzy to skomplikowany proces społeczny w którym musi uczestniczyć wielu aktorów, nie sposób go ograniczyć do wąskiej elity organizacji.
Kluczem do utrzymania przewagi konkurencyjnej opartej na wiedzy więc system zarządzania wiedzą. Szczególnie istotne są niektóre jego elementy:
v Organizacja powinna utworzyć kilka centrów kompetencji (zwanych także niekiedy centrami doskonałości) dedykowanych określonym dziedzinom czy obszarom wiedzy wyróżniającym ją od innych.
v Cała działalność związana z tworzeniem i użytkowaniem wiedzy powinna być zorganizowana w formie projektów. Są to swego rodzaju przedsięwzięcia, których celem jest wyraźnie określony efekt w sferze pomnażania i wykorzystania zasobów wiedzy.
v Systemy zarządzania wiedzą muszą być wspierane specjalnie dedykowanymi systemami informatycznymi.
v Systemy zarządzania wiedzą stosowane w ramach organizacji muszą być harmonijnymi całościami, obejmującymi prócz narzędzi informatycznych, instrumenty społeczne i kulturowe, ekonomiczne i finansowe oraz instytucjonalne. Instrumenty społeczne i kulturowe to obowiązujące w organizacji normy, wartości, postawy i wzorce zachowania. Instrumenty ekonomiczne to mechanizmy zachęt do pozyskiwania i efektywnego użytkowania zasobów wiedzy, systemy finansowania projektów związanych z wiedzą, czy finansowe mierniki oceny ich efektywności.
Narzędzia instytucjonalne wreszcie to struktury organizacyjne oraz formalne zasady i procedury regulujące stosowanie wiedzy w organizacji.
Warunkiem skutecznego zarządzania informacją i wiedzą w organizacji jest możliwie jak najwyższy potencjał intelektualny. Oznacza to po pierwsze, wysokie kwalifikacje formalne (poziom wykształcenia), możliwie najliczniejszej grupy pracowników.
Ważną częścią potencjału intelektualnego organizacji są te elementy kultury organizacyjnej, które określają stosunek do informacji i do wiedzy oraz typowe sposoby i wzorce działania, które określają zachowania związane z pozyskiwaniem informacji, ich wykorzystaniem oraz tworzeniem i stosowaniem wiedzy.
Definicja wiedzy
Dla Platona wiedza to po prostu „uzasadnione i prawdziwe przekonanie”.
W dziedzinie zarządzania przyjęło się jednak prostsze określenie - dla Probsta, Rauma i Romhardta (2002) wiedza to ogół wiadomości i umiejętności posiadanych przez daną jednostkę.
Można także przyjąć po prostu, że wiedza jest to zbiór informacji, posiadanych przez daną jednostkę, wraz z regułami ich interpretacji.
Hierarchia wiedzy
Najmniejszą jednostką informacyjną będą znaki. Przy zastosowaniu odpowiedniej składni (pewnego ciągu) powiązane będą w konkretne dane. Te dane, umieszczone w odpowiednim kontekście i strukturze, stanowić będą informacje. Z kolei informacje w czytelnej hierarchii i metodach sortowania złożą się na wiedzę. W niektórych typologiach dodaje się jeszcze, że wiedza, wraz z umiejętnością jej odpowiedniego i adekwatnego zastosowania, stanowi dopiero mądrość.
Rodzaje wiedzy
Przez wiedzę jawną należy rozumieć taki jej rodzaj, który można łatwo przekazywać innym. Ktokolwiek posiada wiedzę jawną, może ją udostępnić innej osobie.
Inaczej jest z wiedzą ukrytą. Tą nie da się prosto podzielić. Co więcej, jej posiadacz może nawet nie zdawać sobie sprawy, że ją ma, a przynajmniej trudno mu ją precyzyjnie określić.
Pomnażanie wiedzy
Wiedza jest pomnażana przede wszystkim przez interakcję między wiedzą jawną, a ukrytą. Wśród sposobów jej pomnażania znani teoretycy zarządzania wiedzą, Nonaka i Takeuchi (2000) wyróżniają:
ü eksternalizację wiedzy, która polega na skodyfikowaniu wiedzy nieformalnej, sformalizowaniu jednostkowego i grupowego doświadczenia, próbie częściowego zapisania wiedzy ukrytej,
ü socjalizację wiedzy, która opiera się na zdobywaniu doświadczenia i wiedzy przez przebywanie z osobami, które ją posiadają,
ü internalizację wiedzy, która zasadza się na przyswojeniu sobie wiedzy formalnej w takim stopniu, że staje się ona dla nas oczywista, naturalna; przez perfekcyjne wyuczenie się wiedzy skodyfikowanej, stopniowo uczymy się wykorzystać ją w działaniu,
ü kombinację wiedzy, która polega na rozbudowywaniu wiedzy sformalizowanej, poprawianiu i wzbogacaniu wiedzy już uprzednio zeksternalizowanej, modyfikowaniu skodyfikowanych reguł.
1
...