Wytyczne
dla instytucji uczestnicz
ą
cych
w realizacji Priorytetu 2 ZPORR
KWIECIEŃ 2006
1
Spis treści:
WPROWADZENIE................................................................................................................................................................4
DEFINICJE I WYKAZ U
ś
YWANYCH SKRÓTÓW ........................................................................................................5
I. INFORMACJE OGÓLNE .................................................................................................................................................7
1.1
PODSTAWY
PRAWNE ................................................................................................................................................7
II. FAZA WST
Ę
PNA..............................................................................................................................................................8
2.1
RAMOWY
PLAN
REALIZACJI
DZIAŁANIA ............................................................................................................8
2.1.1 Przyjmowanie Ramowego Planu Realizacji Działania ............................................................................................. 8
2.1.2 Procedura wprowadzania zmian do Ramowego Planu Realizacji Działania ........................................................... 8
2.2
UMOWA
FINANSOWANIA
DZIAŁANIA.................................................................................................................9
III. WYŁANIANIE PROJEKTÓW DO DOFINANSOWANIA ......................................................................................10
3.1
KONKURS ..................................................................................................................................................................10
3.1.1 Ogłaszanie konkursów ............................................................................................................................................ 10
3.1.2 Gdzie i w jaki sposób składa
ć
wnioski o dofinansowanie projektu ......................................................................... 11
3.2
WERYFIKACJA
FORMALNA
WNIOSKÓW
O
DOFINANSOWANIE
PROJEKTU ..............................................12
3.2.1 Bł
ę
dy w Generatorze Wniosków.............................................................................................................................. 12
3.2.2 Wymogi formalne .................................................................................................................................................... 12
3.2.3 Przyj
ę
cie/ odrzucenie wniosku ................................................................................................................................ 13
3.2.4 Procedura uzupełnienia/ poprawy wniosku o dofinansowanie projektu ................................................................. 14
3.2.5 Informowanie Ostatecznych Odbiorców [Beneficjentów]....................................................................................... 14
3.2.6 Archiwizacja dokumentów odrzuconych po etapie oceny formalnej ....................................................................... 15
3.3
OCENA
MERYTORYCZNA
WNIOSKÓW
O
DOFINANSOWANIE
PROJEKTU .................................................16
3.3.1 Komisja Oceny Projektów-skład ............................................................................................................................. 16
3.3.2 Ocena zawarto
ś
ci wniosku ...................................................................................................................................... 16
3.3.3 Lista rankingowa..................................................................................................................................................... 18
3.3.4 Archiwizacja dokumentów odrzuconych na etapie oceny merytorycznej ............................................................... 19
3.3.5 Informowanie Ostatecznych Odbiorców [Beneficjentów]....................................................................................... 19
3.4
JAWNOŚĆ
PROCESU
WYBORU
I
REALIZACJI
PROJEKTÓW
W
RAMACH
PRIORYTETU
2
ZPORR ..........19
3.5
TRYB
WYBORU
PROJEKTÓW
WŁASNYCH
BENEFICJENTÓW
KOŃCOWYCH
[INSTYTUCJI
WDRAśAJĄCYCH] .........................................................................................................................................................20
IV. REALIZACJA PROJEKTU .........................................................................................................................................23
4.1
UMOWA
O
DOFINANSOWANIE
PROJEKTU ........................................................................................................23
4.1.1 Procedura zmian w projektach realizowanych w ramach Priorytetu 2 ZPORR z zaleceniem jej stosowania przez
Beneficjenta Ko
ń
cowego [Instytucj
ę
Wdra
Ŝ
aj
ą
c
ą
] .......................................................................................................... 24
4.2
POMOC
OSTATECZNYM
ODBIORCOM
[BENEFICJENTOM]
W
TRAKCIE
REALIZACJI
PROJEKTÓW ......25
4.3.
PŁATNOŚCI...............................................................................................................................................................26
4.3.1 Rozliczenia Beneficjenta Ko
ń
cowego [Instytucji Wdra
Ŝ
aj
ą
cej] z Ostatecznym Odbiorc
ą
[Beneficjentem]. .......... 26
4.3.2 System refundacji
ś
rodków z EFS .......................................................................................................................... 28
4.3.3 Zaliczkowe przekazywanie współfinansowania z bud
Ŝ
etu pa
ń
stwa......................................................................... 29
4.3.4 Współfinansowanie ze
ś
rodków Ministra Gospodarki i Pracy................................................................................ 29
4.4
MONITORING ............................................................................................................................................................30
4.4.1 Podsystem monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego (PEFS) ............................................................ 31
4.5
KONTROLA
I
AUDYT ...............................................................................................................................................32
4.6
DOKUMENTACJA
DZIAŁANIA ..............................................................................................................................32
4.7
DZIAŁANIA
PROMOCYJNE ....................................................................................................................................33
V. POMOC TECHNICZNA ................................................................................................................................................47
5.1.
INSTYTUCJE
UPRAWNIONE
DO
UBIEGANIA
SIĘ
O
WSPARCIE.....................................................................47
5.2.
RODZAJE
PROJEKTÓW
I
KWALIFIKOWALNOŚĆ
WYDATKÓW ....................................................................47
5.3.
POZIOM
WSPÓŁFINANSOWANIA
PROJEKTÓW
FINANSOWANYCH
ZE
ŚRODKÓW
POMOCY
TECHNICZNEJ
ZPORR ...................................................................................................................................................54
5.4.
PROCEDURA
ROZPATRYWANIA
WNIOSKÓW..................................................................................................55
5.5.
REALIZACJA
PROJEKTU
POMOCY
TECHNICZNEJ...........................................................................................57
5.6.
ZMIANY
W
PROJEKCIE ..........................................................................................................................................57
VI. ZAŁĄCZNIKI
..................................................................................................................................................................59
ZAŁĄCZNIK
1.
RAMOWY
PLAN
REALIZACJI
DZIAŁANIA
-
WZÓR......................................................................59
ZAŁĄCZNIK
2.
UMOWA
FINANSOWANIA
DZIAŁANIA
–WZÓR ...........................................................................60
ZAŁĄCZNIK
3.
WZÓR
PRZYKŁADOWEGO
OGŁOSZENIA......................................................................................60
2
ZAŁĄCZNIK
4.
PROCEDURA
POSTĘPOWANIA
Z
BŁĘDAMI
WYSTĘPUJĄCYMI
W
GENERATORZE
WNIOSKÓW
W
TRAKCIE
PRZEPROWADZANIA
OCENY
FORMALNEJ
WNIOSKU
O
DOFINANSOWANIE
REALIZACJI
PROJEKTU: ...............................................................................................................................................61
ZAŁĄCZNIK
5.
KARTA
WERYFIKACJI
FORMALNEJ ..............................................................................................62
ZAŁĄCZNIK
6.
WZORY
PISM .......................................................................................................................................65
ZAŁĄCZNIK
7.
REGULAMIN
KOMISJI
OCENY
PROJEKTÓW .................................................................................74
ZAŁĄCZNIK
8.
UMOWA
O
DOFINANSOWANIE
REALIZACJI
PROJEKTU............................................................81
ZAŁĄCZNIK
9.FORMULARZ
WPROWADZANIA
ZMIAN
W
PROJEKCIE ..............................................................82
ZAŁĄCZNIK
10.
SPRAWOZDANIE
Z
REALIZACJI
PROJEKTU...............................................................................84
ZAŁĄCZNIK
11.
SPRAWOZDANIE
Z
REALIZACJI
DZIAŁANIA..............................................................................84
ZAŁĄCZNIK
12.
WNIOSEK
O
POMOC
TECHNICZNĄ...............................................................................................85
ZAŁĄCZNIK
13.
INSTRUKCJAWYPEŁNIENIA
STANDARDOWEGO
FORMULARZA
WNIOSKU
O
POMOC ...93
TECHNICZNĄ..................................................................................................................................................................93
ZAŁĄCZNIK
14.
SCHEMATY
OPISU
STANOWISKA
STANOWIĄCEGO
ZAŁĄCZNIK
DO
WNIOSKU
DO ........96
POMOCY
TECHNICZNEJ ...............................................................................................................................................96
ZAŁĄCZNIK
15.
ZAKRES
DANYCH
PRZEKAZYWANYCH
DO
SYSTEMU
PEFS*................................................97
ZAŁĄCZNIK
16.
SCHEMATY
PROCEDUR ................................................................................................................100
3
WPROWADZENIE
Wytyczne zawierają opis podstawowych zadań i procedur obowiązujących Beneficjentów Końcowych [Instytucje
WdraŜające] w ramach Priorytetu 2 Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego. Stanowią one
uszczegółowienie zapisów ZPORR i Uzupełnienia Programu w tych kwestiach, które dotyczą roli Beneficjenta Końcowego
[Instytucji WdraŜającej]. Obowiązkiem pracowników Beneficjenta Końcowego [Instytucji WdraŜającej] jest znajomość i
stosowanie obu wyŜej wspomnianych dokumentów źródłowych, a takŜe „Poradnika dla Beneficjentów Priorytetu 2
ZPORR” oraz „Kwalifikowalności wydatków w ramach Priorytetu 2 ZPORR”.
Podręcznik ma charakter ramowy, co oznacza, iŜ Beneficjentci Końcowi [Instytucje WdraŜające] mogą we własnym
zakresie doprecyzować wewnętrzne procedury, z zastrzeŜeniem Ŝe pozostaną one w zgodzie z dokumentami
programowymi oraz wytycznymi przekazywanymi przez Instytucję Zarządzającą ZPORR.
Wytyczne składają się z pięciu rozdziałów i załączników.
Rozdział pierwszy systematyzuje podstawy prawne regulujące wdraŜanie programu. Rozdział drugi dotyczy wstępnej fazy
wdraŜania programu operacyjnego, polegającej na przygotowaniu przez Beneficjenta Końcowego [Instytucje WdraŜające]
Ramowych Planów Realizacji Działania, a następnie na zawarciu umowy finansowania Działania pomiędzy Instytucją
Pośredniczącą oraz Beneficjentem Końcowym [Instytucją WdraŜającą]. Rozdział trzeci omawia kwestie związane z
wyłanianiem projektów do dofinansowania – tryb wyłaniania i procedury weryfikacyjne. Rozdział czwarty poświęcony jest
zadaniom Beneficjentów Końcowych [Instytucji WdraŜających], wynikającym z wyłonienia określonych projektów,
poczynając od zawarcia umowy o dofinansowanie projektu poprzez monitoring, kontrolę po rozliczenia finansowe.
Ponadto, w rozdziale czwartym zawarto informacje dotyczące działań promocyjnych. Rozdział piąty omawia kwestie
pomocy technicznej dla instytucji zaangaŜowanych w zarządzanie i wdraŜanie Europejskiego Funduszu Społecznego.
W załącznikach zamieszczono obowiązujące wzory dokumentów.
Wersja Wytycznych zamieszczona
na stronie internetowej:
www.zporr.gov.pl
jest wersją obowiązującą.
Przyjmuje się, iŜ niniejszy podręcznik nie będzie aktualizowany częściej niŜ raz w miesiącu. Informacja o zakresie
wprowadzonych zmian w podręczniku będzie kaŜdorazowo pojawiać się w komentarzu umieszczonym na stronie
internetowej Instytucji Zarządzającej poniŜej zaktualizowanego dokumentu.
4
DEFINICJE i WYKAZ U
ś
YWANYCH SKRÓTÓW
Europejski Fundusz Społeczny (EFS)
- jeden z Funduszy Strukturalnych, który powołany został w celu wspierania
wspólnotowej polityki społecznej. Finansuje on działania państw członkowskich w zakresie przeciwdziałania bezrobociu i
rozwoju zasobów ludzkich. Ze środków funduszu finansowane są głównie szkolenia zawodowe, stypendia, praktyki
zawodowe, doradztwo i pośrednictwo zawodowe, analizy i badania dotyczące rynku pracy itp.
Narodowy Plan Rozwoju na lata 2004 – 2006 (NPR)
- dokument programowy stanowiący podstawę planowania
poszczególnych dziedzin interwencji strukturalnych. Zawiera propozycje celów, działań oraz wielkości interwencji
Funduszy Strukturalnych i Funduszu Spójności, ukierunkowanych na zmniejszanie dysproporcji w rozwoju społeczno-
gospodarczym pomiędzy krajami Unii Europejskiej. Na podstawie tego dokumentu prowadzone są uzgodnienia z Komisją
Europejską w sprawie Podstaw Wsparcia Wspólnoty.
Podstawy Wsparcia Wspólnoty (PWW)
- dokument przyjęty przez Komisję Europejską w uzgodnieniu z danym
państwem członkowskim, po dokonaniu oceny Narodowego Planu Rozwoju. Zawiera strategię i priorytety działań
Funduszy Strukturalnych i państwa członkowskiego, ich cele szczegółowe, wielkość przyznanego wkładu Funduszy i
innych środków finansowych. Dokument ten winien być podzielony na priorytety i wdraŜany za pomocą jednego lub kilku
programów operacyjnych.
Zintegrowany Program Operacyjny Rozwoju Regionalnego (ZPORR)
– jeden z siedmiu programów operacyjnych,
które słuŜą do realizacji Narodowego Planu Rozwoju/Podstaw Wsparcia Wspólnoty na lata 2004 – 2006. Program ten
rozwija cele NPR, określając priorytety, kierunki i wysokość środków przeznaczonych na realizację polityki regionalnej
państwa, które będą uruchamiane z udziałem funduszy strukturalnych w pierwszym okresie członkowstwa Polski w Unii
Europejskiej
Uzupełnienie Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego (U ZPORR)
– dokument wdraŜający
strategię i priorytety pomocy, zawierający takŜe szczegółowe elementy na poziomie działania, przygotowany przez
Instytucję Zarządzającą i w razie potrzeby korygowany. W dokumencie tym przedstawione zostały szczegółowe kryteria
wyboru projektów, system wdraŜania, budŜet działań
Sektorowy Program Operacyjny Rozwój Zasobów Ludzkich (SPO RZL)
– jeden z programów operacyjnych,
realizujący załoŜenia NPR, którego głównym celem jest budowa otwartego, opartego na wiedzy społeczeństwa poprzez
zapewnienie warunków do rozwoju zasobów ludzkich w drodze kształcenia, szkolenia i pracy
Wnioskodawca
- podmiot ubiegający się o wsparcie w ramach Priorytetu 2 ZPORR.
Ostateczny Odbiorca [Beneficjent]
– podmiot korzystający ze wsparcia w ramach Działania, na podstawie umowy o
dofinansowanie Projektu.
Beneficjent Ostateczny (BO)
– Osoba, instytucja lub środowisko (grupa społeczna) bezpośrednio korzystająca z
wdraŜanej pomocy.
Działanie
– Grupa projektów realizujących ten sam cel. Działanie stanowi etap pośredni między priorytetem a projektem.
Beneficjent Ko
ń
cowy (BK) [Instytucja Wdra
Ŝ
aj
ą
ca (IW)]
– podmiot publiczny lub prywatny, odpowiedzialny za
realizację działania w ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego (odpowiednio Urząd
Marszałkowski lub inna Instytucja, której Samorząd Województwa powierzył realizację Działania).
Instytucja Po
ś
rednicz
ą
ca (IP)
– jednostka publiczna podlegająca Instytucji Zarządzającej, do której Instytucja
Zarządzająca deleguje część uprawnień, rolę jej pełni Urząd Wojewódzki.
Instytucja Zarz
ą
dzaj
ą
ca (IZ)
– instytucja lub organ administracji publicznej wyznaczony przez państwo członkowskie,
odpowiedzialny za zarządzanie programem operacyjnym, której rolę pełni Departament WdraŜania Programów Rozwoju
Regionalnego (DRR) w Ministerstwie Rozwoju Regionalnego
Komisja Oceny Projektów (KOP)
– komisja powoływana przez Beneficjenta Końcowego [Instytucję WdraŜającą] do
oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie realizacji projektu. Ocena Komisji stanowić będzie podstawę do ułoŜenia
listy rankingowej projektów i rekomendowania jej do akceptacji dyrektorowi Beneficjenta Końcowego [Instytucji
WdraŜającej]
Regionalny Komitet Steruj
ą
cy (RKS)
–w przypadku 2 Priorytetu rekomenduje Zarządowi Województwa Ramowe Plany
Realizacji Działania, sporządzane przez Beneficjentów Końcowych [Instytucje WdraŜające] oraz opiniuje projekty własne
Beneficjentów Końcowych [Instytucji WdraŜających]
System Informatyczny Monitoringu i Kontroli Finansowej Funduszy Strukturalnych i Funduszu Spójno
ś
ci (SIMIK)
– instrument wspierający monitorowanie i zarządzanie programami operacyjnymi jak i poszczególnymi projektami
Podsystem Europejskiego Funduszu Społecznego (PEFS)
– gromadzi informacje na temat Beneficjentów Ostatecznych
oraz monitoruje efekty zrealizowanego wsparcia po zakończeniu wdraŜania poszczególnych projektów
Konkurs
– procedura mająca na celu wyłonienie najlepszych Projektów składanych przez Ostatecznych Odbiorców
[Beneficjentów].
5