Tworzenie lub doskonalenie istniejącego systemu informacji następuje w kilku etapach:
Ê ustalenie zapotrzebowania na informację;
Ë ustalenie źródeł informacji;
Ì weryfikacja informacji (np. sprawdzenie, czy dysponujemy aktualną wersją przepisu);
Í ustalenie metod gromadzenia informacji, czyli określenie sposobu gromadzenia (kartoteki, rejestry, bazy danych);
Î ustalenie zakresu i form informacji przekazywanych podejmującemu decyzje;
Ï określenie dróg przebiegu informacji;
Ð określenie terminów gromadzenia i przekazywania informacji.
System informacyjny przedsiębiorstwa obejmuje: ewidencję operatywną, statystykę, analizę ekonomiczną, planowanie i rachunkowość.
Ewidencja operatywna to systematyczne rejestrowanie procesów gospodarczych w momencie ich powstawania.
W ramach ewidencji operatywnej rejestruje się (ewidencjonuje) w jednostkach naturalnych, a także wartościowo, wiele zjawisk i procesów, takich jak: wykonanie wielkości produkcji, sprzedaży czy usług, stan zapasów, wielkość ubytków, wielkość zakupu, ilość opakowań, stan zatrudnienia, poziom płac i wiele innych. Informacje o tych zjawiskach są rejestrowane w poszczególnych komórkach organizacyjnych, a następnie przetwarzane przez te komórki i dostarczane kierownictwu.
Statystyka pozwala na obliczenie wskaźników charakteryzujących zjawiska i procesy zarejestrowane w przedsiębiorstwie.
Miary statystyczne oraz właściwe metody prezentacji umożliwiają takie przetwarzanie i zaprezentowanie informacji, które spełni oczekiwania kierownictwa.
Analiza ekonomiczna to postępowanie polegające na rozkładaniu złożonych zjawisk i procesów na proste elementy, a następnie dokonywanie oceny tych zjawisk i procesów oraz formułowanie wniosków na przyszłość.
Celem analizy ekonomicznej jest przygotowanie dla kierownictwa informacji ekonomicznej, wynikającej z zapoznania się z poszczególnymi zjawiskami, procesami i faktami. Analizowane zjawiska, procesy czy fakty zostają poddane ocenie. Jeżeli ocena ta jest negatywna, to z analizy powinny wynikać sposoby usprawnień, a także ewentualne ich skutki, co bardzo ułatwia podejmowanie właściwej decyzji. Analiza ekonomiczna będzie omówiona szerzej w następnym rozdziale podręcznika.
Planowanie to wytyczanie zadań i środków niezbędnych do ich realizacji.
Planowanie jest więc źródłem wielu różnorodnych informacji na temat przyszłości przedsiębiorstwa. Informacje te będą wykorzystywane przy podejmowaniu decyzji dotyczących przyszłości.
Rachunkowość to system gromadzenia i przetwarzania danych o zdarzeniach gospodarczych w celu dostarczenia kierownictwu informacji niezbędnych do podejmowania decyzji. To gromadzenie i przetwarzanie danych prowadzone jest w sposób kompletny, logiczny i systematyczny.
System informacyjny przedsiębiorstwa najczęściej jest systemem opartym na elektronicznej technice obliczeniowej. Taki system informacyjny, którego podstawą jest informatyka, nazywamy systemem informatycznym.
Informatyka jest dyscypliną naukową i gałęzią wiedzy dotyczącą przetwarzania informacji przy użyciu elektronicznych maszyn cyfrowych, zwanych potocznie komputerami.
Komputery są urządzeniami, które pozwalają na wprowadzenie, przetworzenie i dostarczenie w odpowiedniej formie (wyświetlenie na ekranie, wydruk na papierze, przesyłanie wiadomości do innego komputera) informacji dostosowanych do potrzeb ich użytkowników.
Informatyka odgrywa dużą rolę w zarządzaniu – zapewnia ona szybkie i łatwe przetwarzanie informacji stosownie do potrzeb podejmującego decyzję. Należy przy tym pamiętać, że tu także powinna obowiązywać zasada rachunku ekonomicznego – wprowadzenie systemu informatycznego w przedsiębiorstwie musi być opłacalne. W małych, jednoosobowych przedsiębiorstwach zastosowanie komputerów jest ograniczone. Ekonomiczne zużycie komputerów jest bardzo szybkie, nowe modele komputerów i nowe wersje programów komputerowych wpływają na wzrost wydatków na informatykę. Także częste zmiany przepisów prawnych, dokonywane w Polsce, powodują konieczność ciągłego aktualizowania programów komputerowych opracowanych na potrzeby konkretnych przedsiębiorstw - wszystko to podnosi znacznie koszty związane z zastosowaniem komputerów, a także utrudnia skuteczne ich wykorzystanie.
Zasadniczą rolę przy podejmowaniu decyzji odgrywa rachunek ekonomiczny.
Rachunek ekonomiczny polega na porównywaniu nakładów i efektów wielu różnych wariantów rozwiązań, a następnie na wyborze wariantu (rozwiązania) optymalnego, czyli najkorzystniejszego z punktu widzenia korzyści gospodarczych.
To porównywanie poprzedzone jest obliczaniem przewidywanych efektów i nakładów dla każdego wariantu. W wyniku porównania wszystkich wariantów można dokonać wyboru najlepszego z nich. Rachunek ekonomiczny jest więc koniecznym warunkiem podejmowania decyzji kierowniczych na każdym szczeblu przedsiębiorstwa.
Rachunek ekonomiczny jest przeprowadzany według następującego trybu:
À ustalenie liczby możliwych rozwiązań (wariantów) na podstawie informacji gromadzonych w ramach systemu informacyjnego;
Á wykonanie obliczeń w celu porównania przewidywanych efektów z przewidywanymi kosztami dla każdego wariantu osobno;
 dokonanie wyboru optymalnego (najlepszego) wariantu – podjęcie decyzji.
PRZYKŁAD
Przedsiębiorstwo Handlowe „Merkury” w Krakowie przystąpiło do prac w zakresie ustalenia wielkości i źródła zakupu koszy wiklinowych na 2003 r. Należy podjąć decyzję na temat ilości koszy, jakie mają być kupione, a także wybrać dostawcę.
ROZWIĄZANIE
Podejmujący decyzję zażądał następujących informacji:
ë ilu jest producentów tego typu koszy;
ë po jakich cenach oferują oni swe wyroby (cena i marża);
ë na jakich warunkach może być dokonana transakcja (transport);
ë jaką wielkość sprzedaży tego typu koszy zanotowano w ciągu ostatnich 5 lat i jakie tendencje w tym zakresie przewiduje się na rok przyszły?
Dane, jakie uzyskał, zestawiono w tabeli 1.
Tabela 1. Informacje niezbędne do podjęcia decyzji o wyborze dostawcy
Producent
Cena
w zł
Marża w %
Transport
Koszt transportu w zł
Przewidywana sprzedaż w zależności od ceny w szt.
A
50,-
20
odbiorcy
200,-
1 000
B
70,-
22
dostawcy
–
800
...