1. Wprowadzenie do sterowania działalnością podstawową
Istota sterowania
Aby umożliwić realizację założonych celów, każda organizacja tworzy hierarchię planów. Plany różnią się pomiędzy sobą min. stopniem szczegółowości, który zależy od długości przedziału czasowego, na który został sporządzony plan.
Jednostki organizacyjne, których obowiązki obejmują przekształcenie prognoz w plan lub harmonogram produkcji, z których następnie wynika podział i przydział konkretnych zadań.
Przygotowywanie planów jest procesem iteracyjnym, gdyż często niemożliwość sporządzania planu na pewnym poziomie hierarchicznym wpłynie na konieczność zmian planów wyższego rzędu.
Plany muszą się zazębiać a ich układ powinien być zgodny z istotą przedmiotu planowania.
Rys.1.1. Hierarchia planów
W szczególności dział planowania i sterowania (DPP) powinien być w stanie udzielić odpowiedzi na dwa podstawowe pytania:
1. Czy można się podjąć wykonania określonych zadań, a jeśli tak, to kiedy?
2. Jakie jest zaawansowane aktualnie wykonywanych zadań?
Wiele ze słabostek organizacji na przykład nadmierne zapasy materiałów, niemożność uzyskania celów produkcyjnych, czy też występowanie okresów bezczynności można bezpośrednio przypisać znikomemu lub nie istniejącemu planowaniu i sterowaniu produkcją czy też wadom w ogólnym kierowaniu działalnością organizacji.
Przy budowie jakiegokolwiek planu wzrostu wydajności lub obniżki strat w całym przedsiębiorstwie zorganizowanie naprawdę skutecznie działającego DPP musi mieć wysoki priorytet: żaden z systemów zachęt materialnych nie zadziała bez sprawnego aparatu planowania i kontroli realizacji produkcji.
Funkcje sterowania działalnością podstawową
Sporządzanie harmonogramów wykorzystania zasobów
W momencie sporządzenia prognozy rynkowej (w przypadku produkowania na zapas) lub w momencie potwierdzenia przyjęcia zamówienia (w przypadku produkcji na zamówienie klienta) dział marketingu wystawia zlecenie, które upoważnia do podjęcia produkcji wyrobu lub grupy wyrobów. Na podstawie tego zlecenia przygotowuje się plan produkcji.
Ustalanie dat wykonania głównych punktów planu powinno uwzględniać ocenę zapotrzebowania i dostępności materiałów, ludzi, sprzętu dlatego plan przekazywany jest następnie do sekcji kontroli zdolności produkcyjnej. Zweryfikowany i uszczegółowiony plan produkcji jest podstawą do sensownie dokładnego rozdziału robót pomiędzy wydziały.
Kontrola zapasów materiałowych
Kontrola zapasów materiałowych jest nieodłącznie związana z kontrolą zdolności produkcyjnych. Zadaniem kontrolera zapasów materiałowych jest ocena zapotrzebowania materiałowego i podejmowanie działań zmierzających do zaspokojenia tego zapotrzebowania (konsekwencje braku materiałów mogą być bardzo kosztowne).
Rozdział i kontrola postępu robót
Sekcja rozdzielcza kompletuje wszelkie istotne dokumenty szczegółowo sprawdza dostępność robotników, materiałów, maszyn, narzędzi i przyrządów oraz wystawia dokumentacje upoważniającą do uruchomienia produkcji.
Przez cały ten czas, a także przez cały okres produkcji, sekcja kontroli postępu robót obserwuje stopień zaawansowania wszelkich prac i sprawdza, czy jest on zgodny z wymaganiami określonymi w planie produkcji. O jakichkolwiek odstępstwach od harmonogramu powiadamiany jest kierownik. W celu przezwyciężenia skutków tych odstępstw dokonuje się koniecznych modyfikacji harmonogramu w tym harmonogramu prac i powiadamiany jest kierownik.
Schemat działania DPP pokazano na rys.1.2
Rys.1.2.Schemat działania
Czynniki wpływające na realizację funkcji sterowania
Organizacja i przepływ produkcji
Sposób zorganizowania procesu przetwarzania, zastosowana technologia, rozmieszczenie robotników produkcyjnych mają wpływ na realizację funkcji sterowania działalnością podstawową.
W warunkach niepotokowych form organizacji produkcji sporządzanie harmonogramów prac jest zajęciem ciągłym, wymagającym znacznych nakładów pracy. Sterowanie zapotrzebowaniem na surowce i materiały wejściowe opiera się na prognozach zapotrzebowania na produkcję zakończona.
Przeciwieństwem jest potokowa forma organizacji produkcji, gdzie sporządzanie harmonogramów produkcji odbywa się w fazie „przedprodukcyjnej” w formie uzbrojenia i synchronizacji linii. Sterowanie przepływem materiałów jest kwestią zapewnienia dostępności odpowiednich materiałów o odpowiedniej jakości i dostarczanie ich do systemu w regularnych odstępach czasu.
Informacja i jej przepływ
DPP działać może jedynie na podstawie informacji, które do niego napływają. Dane takie to:
· Normowane czasy obróbki, transakcji czy obsługi;
· Wielkości zapasów materiałowych;
· Wielkość popytu i jego rozłożenie w czasie;
· Dostępność materiałów pochodzących od dostawców zewnętrznych;
· Zakres już wykonanych prac;
· Zdolności produkcyjne maszyn i urządzeń.
System planowania krótkookresowego
Funkcje planowania operatywnego lub harmonogramowania stanowią sedno funkcji sterowania produkcją.
Priorytety przyporządkowuje się zadaniom lub czynnościom w celu określenia ich pierwszeństwa w wykorzystaniu ograniczonych zasobów (maszyn bądź ludzi) w ciągu najbliższej przyszłości (od tygodnia do miesiąca).
Działanie każdego systemu harmonogramowania zależy od zrozumienia jego istoty przez robotników, mistrzów i kierowników niższego szczebla. Nie da się uniknąć zmian priorytetów zatem metoda sporządzania harmonogramu musi być w stanie wyjątkowo szybko przystosować się do tych zmian.
Komputerowe wspomaganie sterowania
Komputer jest w stanie przechowywać w pamięci ilości danych oraz bardzo szybko wykonywać obliczenia w czasie rzeczywistym.
Opracowana została szeroka gamma programów wspomagających zarządzanie jak również opracowuje się programy na zamówienie.
Porównanie oprogramowania standardowego i wykonanego na zamówienie
1. Oprogramowanie standardowe
· Tempo opracowania i wdrożenia
· Koszt
· Możliwość wstępnego przeglądu funkcji i działania oprogramowania przed dokonaniem zakupu
2. Oprogramowanie na zamówienie :
· Elastyczność
· Mniej zmian w procedurach działania
· Łatwiejsze sprzężenie i modyfikacje.
2. Prognozowanie
Znaczenie prognozowania w sterowaniu działalnością podstawową przedsiębiorstwa
Prognozowanie nie leży w głównym nurcie działań związanych z realizacją funkcji sterowania działalnością podstawową przedsiębiorstwa. Niemniej jednak istnieje szereg elementów tej funkcji, które jeśli mają być zrealizowane efektywnie – zależą od takich czy innych prognoz.
Najbardziej zasadniczą jest prognoza prawdopodobnego popytu na wyroby lub usługi oferowane przez przedsiębiorstwo.
Istnieją techniki monitorowania prognoz , które porównując prognozy z aktualnym przebiegiem zdarzeń i wykrywając odchylenia doprowadzają do lepszych przewidywań.
Przewidywanie zapotrzebowania materiałowego jest centralnym zagadnieniem zarządzania materiałami w obszarze sterowania produkcją.
Należy nie tylko przewidywać zapotrzebowanie, trzeba również oszacować czas jaki zabierze pozyskiwanie i wstępne przetwarzanie materiałów.
Podstawowe techniki szeregów czasowych
Średnie pełzające
W celu ekonomicznego zarządzania zapotrzebowaniem w papier niezbędne przewidywanie jego zaopatrzenia (zużycie papieru przedstawiono w tab.2.1).
Najlepszym oszacowaniem zapotrzebowania na papier w drugim tygodniu, dokonywanym w tygodniu pierwszym jest po prostu zapotrzebowanie bieżące w tygodniu pierwszym (132 ryzy). Na końcu drugiego tygodnia możliwe jest oszacowanie zapotrzebowania na tydzień trzeci jako średnia rzeczywistego zapotrzebowania z pierwszych dwóch tygodni (147,5) itd.
Tablica 2.1 Zużycie papieru w okresie 24 tygodniowym w ryzach
Tydzień
Zużycie ryz
Tydzień
Zużycie ryz
1
132
13
152
2
163
14
170
3
171
15
131
4
148
16
153
5
135
17
137
6
162
18
172
7
107
19
122
8
144
20
142
9
127
21
189
10
193
22
138
11
142
23
161
12
163
24
133
W miarę upływu czasu trzeba przechowywać coraz to więcej danych.
Można to obejść przez wprowadzenie pojęcia średniej pełzającej, obejmującej ustaloną liczbę ostatnio zapisanych wartości.
Przy uwzględnieniu do obliczeń średniej pełzającej jedynie pięciu pierwszych tygodni prognoza na tydzień 6 wynosi:
(132+163+171+148+135)/5=149,8
Modyfikacją tej metody jest nadawanie nierównych wag wartościom wchodzącym do średniej pełzającej. Załóżmy, że uznano za pożądane szersze uwzględnienie najświeższych danych. Przyjmując następujące wagi
0,4;0,3;0,2;0.07; 0,03
dla prognoz...